Entreprises : les règles d’un archivage en bonne et due forme

Les entreprises en activité doivent conserver certains documents émis et reçus pendant des durées minimales. Pour remplir cette obligation, vous devez mettre en place un système d’archivage efficace, en interne ou en faisant appel à une société spécialisée.

Dans l’exercice de leur activité, les entreprises sont tenues de conserver pendant certaines durées minimales les documents émis et reçus. Ces délais de prescription, pendant lesquels l’administration peut mener des contrôles à posteriori, varient en fonction de la nature des documents.

Délais légaux de conservation des documents de votre entreprise

Les durées de conservation sont très variables d'un document à l'autre. Voici en quelques lignes ce qu'il faut retenir :

  • Pour les documents civils et commerciaux : entre deux ans (ex : police d’assurance) et 30 ans (ex : contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers) ;
  • Pour les pièces comptables : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice (ex : livres et registres comptables) ;
  • Pour les documents fiscaux : six ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis (ex : impôt sur le revenu et sur les sociétés) et 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé…) ;
  • Pour les documents sociaux (société commerciale) : entre trois ans ou les trois derniers exercices (ex : feuille de présence et pouvoir) et 10 ans à partir de la clôture de l’exercice (ex : compte annuel) ;
  • Pour la gestion du personnel : entre un an (ex : comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et leur compensation) et cinq ans (ex : bulletin de paie).

Pour connaître le détail exact des durées de conservation de chacun des documents en votre possession, nous vous conseillons de vous référer aux informations mises à jour sur le site : service-public.fr

Obligations et conseils d’archivage pour votre entreprise

Face à cette impressionnante masse de données, un système d’archivage performant doit être mis en place. Les enjeux sont majeurs. D’un point de vue légal, l’entreprise doit pouvoir répondre aux demandes et contrôles de l’administration fiscale, de ses clients, de ses salariés… en mettant à disposition les documents souhaités. D’autre part, certaines données sont précieuses et importantes à étudier, par exemple dans le cadre du lancement d’un nouveau projet.

C’est donc bien un système d’archivage et non pas de simple stockage que l’entreprise doit déployer en veillant à :

  • l'aspect technique, la fiabilité des outils d’archivage des données devant garantir une conservation de qualité et à long terme,
  • l'aspect logistique, le temps de recherche et d’accès aux données devant être raisonnable,
  • l'aspect sécuritaire pour garantir la confidentialité des données.

Des prestataires spécialisés dans le stockage-archivage

Si votre entreprise manque de temps, de ressources ou d’espace pour gérer ses obligations d’archivage, il est possible de faire appel aux services d’une société spécialisée. Cette solution d’externalisation doit répondre à vos besoins et vos attentes.
Pensez donc à comparer plusieurs offres.

Votre prestataire externe de gestion d’archives doit être en mesure de :

  • conserver en parfait état les documents confiés,
  • restituer pleinement et rapidement les documents,
  • les conserver en toute sécurité et confidentialité,
  • assurer leur traçabilité.

La vie de l’entreprise est remplie d’imprévus. Pour être protégé, choisissez l’assurance multirisque professionnelle adaptée à vos besoins, en sélectionnant vos garanties spécifiques.

Document non contractuel d’information générale à jour le 19/03/2020

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