Entreprises : les règles d’un archivage en bonne et due forme
 

Les entreprises en activité doivent conserver certains documents émis et reçus pendant des durées minimales. Pour remplir cette obligation, vous devez mettre en place un système d’archivage efficace, en interne ou en faisant appel à une société spécialisée.

Dans l’exercice de leur activité, les entreprises sont tenues de conserver pendant certaines durées minimales les documents émis et reçus. Ces délais de prescription, pendant lesquels l’administration peut mener des contrôles à posteriori, varient en fonction de la nature des documents.

Délais légaux de conservation des documents de votre entreprise

Les principales durées de conservation sont de :

  • 10 ans à compter de la clôture de l’exercice pour toutes les pièces comptables, à savoir les livres et registres comptables, les bons de commande, de livraison et de réception, les factures clients et fournisseurs…
  • 6 ans pour tous les documents fiscaux de type impôt sur les sociétés, cotisation foncière des entreprises (CFE) et cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), taxes sur le chiffre d'affaires, bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel…
  • 1 à 5 ans pour les documents de gestion du personnel comme les bulletins de paie, les contrats de travail, les déclarations d’accident du travail…
  • 2 à 30 ans pour les documents civils et commerciaux tels que les contrats commerciaux, les polices d’assurance, les déclarations en douane, les relevés bancaires, les documents de propriété intellectuelle, les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers…

Obligations et conseils d’archivage pour votre entreprise

Face à cette impressionnante masse de données, un système d’archivage performant doit être mis en place. Les enjeux sont majeurs. D’un point de vue légal, l’entreprise doit pouvoir répondre aux demandes et contrôles de l’administration fiscale, de ses clients, de ses salariés… en mettant à disposition les documents souhaités. D’autre part, certaines données sont précieuses et importantes à étudier, par exemple dans le cadre du lancement d’un nouveau projet.

C’est donc bien un système d’archivage et non pas de simple stockage que l’entreprise doit déployer en veillant à :

  • l'aspect technique, la fiabilité des outils d’archivage des données devant garantir une conservation de qualité et à long terme,
  • l'aspect logistique, le temps de recherche et d’accès aux données devant être raisonnable,
  • l'aspect sécuritaire pour garantir la confidentialité des données.

Des prestataires spécialisés dans le stockage-archivage

Si votre entreprise manque de temps, de ressources ou d’espace pour gérer ses obligations d’archivage, il est possible de faire appel aux services d’une société spécialisée. Cette solution d’externalisation doit répondre à vos besoins et vos attentes.
Pensez donc à comparer plusieurs offres.

Votre prestataire externe de gestion d’archives doit être en mesure de :

  • conserver en parfait état les documents confiés,
  • restituer pleinement et rapidement les documents,
  • les conserver en toute sécurité et confidentialité,
  • assurer leur traçabilité.

La vie de l’entreprise est remplie d’imprévus. Pour être protégé, choisissez l’assurance multirisque professionnelle adaptée à vos besoins, en sélectionnant vos garanties spécifiques.

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